Díaz de Magdalena asesoramiento para la protección de datos

Protección de datos y legalidad en la empresa

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La protección de datos en la empresa, es desde hace años, uno de los principales focos sobre los que ha puesto el derecho su vista, en gran parte fomentado por el uso de las nuevas tecnologías y la accesibilidad a ellas, hoy día al alcance de todos. Al igual que las herramientas que hoy están a disposición de las empresas, la protección de datos se ve obligada a la adaptación a unas nuevas necesidades que actúan diariamente en el mercado. Ofrecer seguridad y derecho a la intimidad se ha convertido en los últimos meses en un gran quebradero de cabeza para empresas y particulares que han visto temblar su estabilidad por la existencia de agujeros negros que han debilitado su estado de salud.

 

Europa y la protección de datos

La protección de datos supera las barreras territoriales. La comercialización globalizada, el uso de servidores con ubicación en el extranjero, motores de búsqueda mundiales… requieren de un marco legal más amplio que el que afecta a nuestro entorno más inmediato. Por ello la Unión Europea se ha puesto manos a la obra con un Nuevo Reglamento en apoyo a la protección de datos que afecta directamente a las empresas.

Con dos años de margen, este 25 de mayo entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos. Un amplio espacio de tiempo que ha servido para que empresas, organizaciones, instituciones tuvieran el tiempo necesario para poder adaptarse y poder cumplir así con el reglamento vigente a partir de este mes.

 

¿Protección de datos sólo para empresas?  

Aunque a priori pudiera dar la sensación de que este nuevo reglamento sólo ampara a las empresas, también lo hace al consumidor. Basándose en algunos principios básicos que puedan  proteger al consumidor de acciones negligentes por parte de cualquier empresa, organización o institución se destaca:

  • Derecho al olvido
  • Aportación de información: clara, concisa, capaz de ser entendida por el receptor…
  • Derecho al movimiento de los datos a otra empresa o responsable dentro de la misma sin que esto suponga un proceso tedioso ni tenga otras repercusiones para el consumidor.   

Trucos para cumplir con la protección de datos si eres una empresa

Muchas empresas están ya inmersas en un proceso de adaptación para cumplir con el reglamento, pero otras estarán aún pensando qué deben de hacer para no tener consecuencias legales, por un mal uso de los datos o por el desconocimiento de esta nueva normativa. A continuación señalamos algunos aspectos clave que una organización debería tener en cuenta para implementar un sistema seguro en su entorno laboral.

  • Busca dentro o fuera de la empresa una persona encargada de velar por la protección de los datos, más aún si, debido a la actividad empresarial, esta actividad requiere de un control con regularidad. Esta persona no sólo trabajará para controlar esa información, sino que también estará al día de todas las novedades que puedan surgir al respecto.
  • La empresa o la persona destinada para esta finalidad, deberá llevar un registro de las operaciones realizadas con los datos. De esta manera podrá reflejarse para qué uso están siendo utilizados los datos y con qué amparo legal.
  • Planteamiento previo del potencial alcance del uso de los datos que se van a gestionar. En ocasiones no se es consciente de la repercusión que pueden llegar a alcanzar determinados datos en el mercado de la información. En una sociedad que siempre se ha regido por el poder de la información y donde hoy reinan con fuerza los medios digitales, redes sociales… en gran parte por su inmediatez, es necesario analizar con antelación si el uso de determinados datos puede suponer de una forma u otra un ataque a la intimidad, derechos o libertades de la persona.
  • Adelantarse a una situación de crisis. Muchas empresas son dotadas de un departamento externo interno encargado de la gestión de crisis en las mismas. Algo similar pasa con la protección de datos, la empresa debe establecer un protocolo y sistemas a utilizar en el caso de que falle en un punto u otro la protección de datos de la empresa. De esta manera no sólo podrá ponerse solución lo antes posible, sino que además se podrá poner en conocimiento de los afectados y hacer una evaluación eficaz del tema.
  • Información al consumidor. El consumidor debe estar informado en todo momento del uso para el que van a ser recogidos esos datos y cómo pueden tener acceso a los mismos.
  • Establecer sistemas que velen por los derechos y que tengan capacidad de adaptación a los contratos con las partes.
  • Tener una política de privacidad actualizada a las nuevas aplicaciones del Reglamento Europeo.
  • La empresa debe contar con un sistema informático adaptado al tipo de datos que va a tratar y la finalidad de los mismos. Es imprescindible una apuesta de la entidad también en la actualización de software.
  • Formación. Es vital el conocimiento para poder llevar a cabo un trabajo diario en protección de datos. La formación previa a las personas que van a operar con los datos es el primer paso de todos.

 

Qué tipo de datos es necesario proteger

El derecho al honor o a la intimidad tienen una importancia determinante en la protección de datos a pequeña y gran escala. Pero, ¿sabemos realmente qué tipo de datos son los que debemos proteger? El desconocimiento o las diferencias de lo que para unas u otras personas es importante hace imprescindible destacar algunas informaciones que deben ser protegidas en cualquier situación. Por ejemplo los datos personales que revelen el origen étnico o racial del individuo, las opiniones o signos políticos de las personas, su creencia religiosa o corriente filosófica a la que pertenece, su afiliación sindical, el tratamiento de datos genéticos, datos sobre su salud sobre su orientación sexual, información sobre su situación legal en el pasado o en el presente y que le relacione con condenas o delitos.

Desde el Despacho Díaz de Magdalena animamos a contar con un asesor legal que vele por la protección de datos de la empresa desde sus inicios y que sea capaz de adaptarse a las nuevas necesidades. Si tu empresa por su tamaño o por sus necesidades no requiere de una persona en plantilla, si no un miembro externo encargado de todos estos ámbitos, no dudes en consultarnos sin ningún compromiso.