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Compliance para empresas. Dudas resueltas.

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El compliance ha llegado a España. Ha venido para quedarse. La recientemente superada crisis económica nos ha hecho ver que tal vez no podamos seguir haciendo las cosas como las estábamos haciendo. Fraudes, delitos económicos, empresas negligentes… Es necesario implantar sistemas de prevención que hagan más honesto el desempeño de las organizaciones. Es en este ámbito en el que se mueve el compliance, una herramienta de gestión 100% orientada al desarrollo e implantación de Sistemas de Gestión de Prevención de Delitos. El objetivo es que, con la reciente reforma del Código Penal y las primeras sentencias de responsabilidad penal sobre personas jurídicas, las empresas sean más conscientes de la necesidad de hacer las cosas siempre en base al cumplimiento normativo.

La sociedad española exige a las organizaciones el desarrollo de sus actividades en base a políticas de acción justas, éticas y socialmente responsables con el entorno.  El compliance ha dado lugar a la aparición de Despachos Jurídicos especializados en Compliance como el que dirige Carmen Díaz de Magdalena en Madrid. «Trabajamos como despacho de cabecera con las empresas, para ayudarles a implantar protocolos en su organización que impidan la comisión del fraude y, en aquellos casos en que sea inevitable, actúen como salvoconducto de la empresa estableciendo la trazabilidad necesaria para argumentar que la empresa hizo todo lo que estaba en su mano para evitar que sucediera.» afirma Diaz de Magdalena.

EL PLAN DE COMPLIANCE ISO 19600

La norma ISO 19600 nace para certificar la actitud responsable de aquellas empresas que deciden llevar adelante un plan de compliance serio. Como ya sabrán muchos de ustedes, las normas ISO son elaboradas por la Organización Internacional de Normalización cuya universalidad le confiere a sus normativas un carácter general, global y de conjunto muy acertados. Es imprescindible contar con estandarizaciones de protocolos conforme a ISO para abordar la internacionalización de las empresas. La ISO hace de amalgama que garantiza los mismos patrones en empresas de países de una cultura empresarial muy diferente.

Contar en la empresa con un certificado ISO 19600 es además de un acierto de gestión y una garantía legal frente a posibles adversidades, un activo importante de la marca. Esto es, que una empresa que cuente con el certificado ISO 19600 será percibida por los posibles clientes, proveedores, socios, partners… como una empresa que se preocupar por hacer las cosas bien. Y esa idea, a la hora de vender un producto o servicio, es muy bueno difundirla. 

Es interesante el papel que juega la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) que va a adaptar a la idiosincrasia y normativa española la ISO.

CONTENIDO DE LA ISO

La 19600 es según los expertos una normativa especial. No pone énfasis en expedir el certificado conforme a unas políticas implantadas en la empresa sino en dar una serie de recomendaciones para su cumplimiento en la organización. Pretende ante todo ser una ayuda. No cumplir con algún parámetro legal es un drama en las empresas. Muchas veces, los administradores carecen de los conocimientos necesarios para saber qué deben hacer, qué aspectos controlar… es normal que alguno pueda escaparse, no por mala voluntad sino por desconocimiento. Pero como ya saben, el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento.

La norma ISO y el departamento de compliance que contrate la empresa van a ayudar a gestionar riesgos a nivel penal, civil… La mejor noticia es que se puede aplicar de forma —personalizada— a todo tipo de empresas siendo además compatible con cualquier sistema de gestión. Ni éste, ni el tamaño de la empresa, actividad… serán excusa para no tener un un Plan de Compliance implantado cuando el juez indague en un delito. Por todo lo anterior, y por su carácter universal la ISO 19600 es el el punto de común acuerdo a nivel internacional en compliance.

CÓMO SERÁ MI EMPRESA TRAS IMPLANTAR EL COMPLIANCE

En primer lugar, la empresa se va a replantear el papel que juega cada miembro en ella. El Compliance supone tener claro quién es quién y qué roles tiene cada uno en la organización. Con las parcelas de responsabilidad bien definidas y las líneas rojas que cada quién tiene que respetar, el cumplimiento normativo no se antoja tan utópico. El compliance nos va a llevar por una ruta de planificación (Plan de compliance) puesta en marcha de las políticas de prevención del delito, evaluación del funcionamiento de esas prácticas y ajustes o correcciones sobre éstas de acuerdo con lo que se va observando (planificación-acción-evaluación-control).

El compliance propone una actitud responsable. No se trata solo de reconocer las pautas de conducta éticas que se deben imponer en la organización sino de velar por su aplicación y evaluar su rendimiento. No hay postureo en esto del compliance. Hay que ponerlo por obras. 

¿QUÉ PASA SI PASO DEL COMPLIANCE?

Para la experta Carmen Díaz de Magdalena, abogada mercantil y compliance officer «Las empresas responsables abrazarán el compliance. El panorama ha cambiado drásticamente con la última Reforma del Código Penal. Es un requisito legal al que se han de someter las empresas. Cuando los tribunales están ya imponiendo sanciones de responsabilidad penal a las organizaciones por delitos cometidos en su seno no lo hacen porque sean el actor principal del delito, pero sí por no haber puesto las medidas de control necesarias para evitar o, cuando menos, dificultar la comisión del delito. El verse en esta situación te puede traer unas sanciones que harán difícil la rentabilidad de la empresa. Además, que desde un punto de vista práctico, el administrador se puede dedicar a la sociedad, a la venta, la gestión… y despreocuparse de este aspecto» señala Carmen.

Lo ideal es contar con profesionales expertos en el área del compliance. Se puede hacer inabarcable para administradores de empresas sin profundos conocimientos jurídicos. De hecho ni siquiera cualquier abogado sirve, sino aquellos que tienen una formación acreditada como compliance officer.

¿A QUÉ ÁREAS AFECTA EL COMPLIANCE?

Los despachos que trabajan en la prevención del fraude en la empresa (compliance o cumplimiento normativo) tienen que desarrollar una extensa labor que afecta a todas las áreas de la empresa, ya que la negligencia o el delito pueden venir por muchos frentes. Pero para responder a la pregunta que planteamos, podemos establecer una serie de aspectos que seguro debe proporcionarte el despacho que contrates para gestionarte el compliance.

– Plan de Buen Gobierno y Responsabilidad Social

– Certificación de prácticas anti-soborno conforme a ISO 37001

– Certificación de implantación de políticas para la prevención de delitos  según establece la normativa ISO 19601 – modelo AENOR)

 Plan de Compliance según la normativa ISO 19600

– Evaluación de Riesgos legales y jurídicos en la empresa

– Programas de concienciación de la plantilla

Un artículo de Álvaro Sánchez Oliveros (Agencia ClippingRRPP) para Despacho Jurídico Díaz de Magdalena.